Si eres responsable de una orgánica y necesitas hacer compras con cargo a ella, estos son los pasos que debes seguir:

En primer lugar, debes conocer los códigos DIR3 que deberán aparecer tanto en los CAUs de petición de expedientes como en las facturas que las empresas vayan a presentar. El código del órgano proponente es la orgánica que te han proporcionado, su estructura suele ser NNLLLLNNNN (siendo N números y L letras). Tiene siempre 10 dígitos.
El resto de códigos que necesitas (en total, incluyendo el órgano proponente, son 4), puedes consultarlos en este enlace.
Necesitas saber también la información de la empresa con la que vayas a contratar el servicio o suministro (nombre, CIF, etc…), así como el importe y si a éste va a aplicar IVA o está exento por algún motivo.

Una vez tengas los datos anteriores ya puedes iniciar tu petición de expediente contable (reserva del crédito) a través del servicio de CAU.
Con respecto al anterior enlace debe tener en cuenta que existen varios tipos de solicitudes:
– Para solicitar un expediente de reserva para gestión de pedido por unidad de gasto, sin formalización de contrato menor, utiliza este CAU.
– Para solicitar expediente de reserva para Contratos Menores de PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN FINANCIADOS CON FONDOS DEL PLAN DE RECUPERACION, TRANSFORMACIÓN Y RESILIENCIA, puedes utilizar este otro.
– Para los gastos de Tribunales de Tesis, escoge ésta opción.

En cualquiera de esos enlaces, te responderemos mediante comentarios indicando si falta alguna información y puedes respondernos a través del mismo método, o si todo está correcto, te facilitaremos directamente un número de expediente.

Posteriormente debes ponerte en contacto con el proveedor elegido e indicarle que puede poner en marcha tu pedido y que debe emitir una factura a nombre de la UCA, con nuestro CIF (Q1132001G, añadiendo -ES delante en el caso de que se trate de una empresa extranjera), los 4 códigos DIR3 de los que hemos hablado en el punto 1 y el número de expediente que te indicamos mediante CAU. Es también el proveedor el que debe tramitar el registro de la factura, ya que está contratando con el sector público y debe cumplir la normativa específica. La UCA pone a su disposición 4 medios para que puedan registrar las facturas.

Finalmente, cuando la factura nos llegue a la Administración, vamos a enviarte una petición a tu portafirmas para que puedas revisar la factura que ha emitido la empresa y nos confirmes que todo está conforme al pedido que has realizado, puesto que ya debes tener el material solicitado.
Cuando des tu visto bueno, procederemos a realizar una transferencia bancaria al número de cuenta que la empresa haya indicado en la factura.
¡COMPRA FINALIZADA!

Se ha implantado un nuevo procedimiento para que las empresas que tienen problemas en el proceso de registro de sus facturas puedan registrarlas, de FORMA EXCEPCIONAL,  a través de la sede electrónica de la Universidad.

Si la compra no supera los 50 Euros (sin IVA), no hay problema en que lo pagues tú directamente, siempre que tengas seguridad de que la empresa va a emitir la factura a nombre de la Universidad de Cádiz junto al CIF (Q1132001G) y los 4 códigos DIR.
La petición de expediente de reserva en este caso, no es necesaria.

– Si decides hacer reserva de crédito, recuerda indicar tanto en el CAU como en la factura (o a la hora de dar la conformidad a través del portafirmas) que la factura ya está pagada por ti para no pagarla de nuevo a la empresa.

– En el caso que no hagas reserva de crédito (petición de expediente), será la Administración de oficio la encargada en preguntarte si la factura tiene expediente o no, y si esta está pagada.

En ambos casos deberás entregar un justificante de pago para poder recibir el reembolso del gasto realizado.

La factura tiene que pasar por registro y la empresa tiene obligación de registrarla (aunque la hayas pagado tú). Aquí te dejamos las opciones de registro que la UCA pone a disposición de las empresas.

Se considera inventariable el material si el precio de una unidad es igual o mayor a 300,50€ y su duración estimada supera la de un año.
En el caso de que el material que adquieras cumpla estos requisitos, deberás indicar en el CAU de petición de expediente de reserva la ubicación de los elementos y si son o no una mejora de otro (en este caso, debe también indicar el número de etiqueta del elemento que se mejora). Si la pieza nueva es una sustitución por otra exactamente igual que ya tenía la máquina no se considera mejora.

En primer lugar, debes preguntar a la entidad organizadora del evento si hay que hacer el pago previamente a la emisión de la factura para poder formalizar la inscripción. Además, debes asegurarte que la empresa emitirá factura a nombre la Universidad con todos los requisitos legales.

-Si se exige el pago antes de que la entidad emita la factura, tienes dos opciones:
♦Puedes pagarlo tú directamente (aunque supere los 50 euros) y solicitar el reembolso después (no es necesario solicitar expediente de reserva). Una vez la empresa registre la factura, la Administración será la encargada de preguntarte si la factura está pagada, y, en caso afirmativo, deberás entregar un justificante de pago para poder recibir el reembolso del gasto realizado.
♦Puedes solicitar adelanto de cajero vía CAU para que desde la Universidad tramitemos la transferencia directamente a la entidad, teniendo en cuenta que hay que justificarlo aportando la factura en un plazo de 10 días naturales a partir de la fecha en que se celebre el congreso. En este mismo CAU, se te facilitará el número de expediente y se adjuntará el justificante de transferencia.

En ambos casos, debes solicitar a la entidad que emita la factura a nombre de la Universidad de Cádiz junto al CIF (Q1132001G) y los 4 códigos DIR, factura que deberán registrar a través de las opciones que la Universidad pone a disposición de las empresas.

**Ten en cuenta que, si el gasto está relacionado con un proyecto financiado con  FONDOS DEL PLAN DE RECUPERACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y RESILIENCIA, se deberá seguir el procedimiento habitual establecido (petición de expediente contable).

Si has realizado un viaje, un muestreo, una salida de campo, has colaborado en un curso o conferencia o asistido a un tribunal, aquí te explicamos cómo puedes solicitar a la Administración los gastos que te corresponden.
En primer lugar, debes identificar sobre qué normativa se rige la orgánica a la que se cargará la comisión. Para ello, puedes acceder a nuestro portal de Comisiones de Servicio. En él, las orgánicas están clasificadas en función de la normativa bajo la que se calculan (podrás observar que cada apartado tiene ejemplos de orgánicas para que la identifiques con mayor facilidad).
Una vez la hayas identificado, el siguiente paso es descargar el impreso correspondiente y rellenarlo. Marca en las casillas de verificación los gastos que solicitas. Ten en cuenta que no debes rellenar datos de kilometraje (a menos que hayas realizado un muestreo o una salida de campo) ni de manutención (hazlo sólo en caso de solicitar menos dietas de las que le pueden corresponder, e indicando sólo la cantidad, nunca la cuantía), nosotros lo calcularemos de oficio.

Cuando la tengas rellena, no olvides que debe ir firmada tanto por la persona perceptora como por el responsable de la unidad de gasto.
Por último, ha llegado la hora de presentarla. Puedes hacerlo a través del CAU habilitado para ello. Ten en cuenta que si la liquidación tiene adjunta documentación original (tickets, facturas, etc.), tendrás que presentarla de forma presencial o enviarla por correo interno a la oficina de la Administración del Campus de Puerto Real.
Cualquier duda que te pueda surgir, puedes plantearla a través del mismo CAU donde la estás presentando.