FACTURAS ELECTRÓNICAS Y REGISTROS DE FACTURAS EN LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ.

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de facturas en el Sector Público ha supuesto un cambio de orientación en relación a la forma en la cual las Universidades recepcionan y tramitan las facturas que reciben de sus proveedores, que tiene como objetivo final “agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes”. En esta Orden HAP/492/2014 se dispone que: “Las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de esta Orden (15 de enero de 2015) ajustarán la codificación de los órganos administrativos que participen en la tramitación de las mismas”.

La regulación interna referida a la facturación electrónica se recoge en las recientemente aprobadas Normas de Ejecución del Presupuesto para el ejercicio 2020, concretamente en su art. 71, el cual dispone lo siguiente:

Artículo 71. Reconocimiento de la obligación

1. El reconocimiento de la obligación es el acto mediante el que se declara la existencia de una obligación exigible contra la Universidad, derivado de un gasto aprobado y comprometido y que comporta la propuesta de pago correspondiente. Se producirá previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor de conformidad con los acuerdos que en su día aprobaron y comprometieron el gasto.

2. Con carácter general, el reconocimiento de la obligación se efectuará una vez se reciba la factura y/o justificantes que prueben la recepción de los bienes, la prestación del servicio o el derecho del acreedor con todos los requisitos legales que correspondan al gasto autorizado.

3. Conforme a lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, los proveedores que hayan expedido una factura por servicios prestados o bienes entregados a la Universidad de Cádiz, tendrán la obligación de presentarla ante un registro administrativo, en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios. En tanto no se cumplan los requisitos de tiempo y forma de presentación establecidos en dicha Ley, no se entenderá cumplida esta obligación de presentación de facturas en el registro. Preferentemente, a fin de agilizar su tramitación, LOS PROVEEDORES presentarán sus facturas ante el Registro General o en cualquiera de los Registros Auxiliares de la Universidad de Cádiz, sin menoscabo de la utilización, en su caso, de un punto general de entrada de facturas electrónicas.

El Registro de la Universidad de Cádiz denegará la anotación de la factura cuando en la misma falte alguno de los requisitos siguientes, informando del motivo de la denegación al presentador:
– Oficina Contable.
– Unidad Tramitadora.
– Órgano Gestor.
– Órgano Proponente.
Presentada la factura y efectuada su anotación en el registro administrativo correspondiente, éste procederá a remitirla inmediatamente a la Administración asignada a la Unidad de Gasto (Unidad Tramitadora).

Cuando un proveedor o su representante entregue personalmente o remita una factura a una Unidad de la Universidad de Cádiz (Área de Economía, Administraciones, Órgano Gestor, Responsables de Unidades de Gasto u otras) diferente del Registro General o de los Registros Auxiliares, procederá a su devolución al proveedor informándole de la obligación de presentarla en un registro administrativo conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

4. Con base en los convenios de adhesión que pueda formalizar la Universidad de Cádiz con el Estado, o la Comunidad Autónoma de Andalucía, los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Universidad de Cádiz podrán expedir y remitir factura electrónica mediante su presentación a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado o de la Junta de Andalucía. La Universidad de Cádiz podrá excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.

Las facturas electrónicas que se remitan a la Universidad de Cádiz deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, de acuerdo con los requisitos dispuestos en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

5. En el ámbito de la Universidad de Cádiz actuarán como:

a. Oficina Contable: el Servicio de Asuntos Económicos del Área de Economía, como órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública.
b. Unidad Tramitadora: cada una de las Administraciones a las que hace referencia el Artículo 10.3 de las presentes Normas de Ejecución del Presupuesto.
c. Órgano Gestor: unidad de la estructura organizativa de la Universidad de Cádiz (Centros, Departamentos, Vicerrectorados, Direcciones Generales, Servicios Centralizados, Áreas o Unidades Administrativas) en la que se ubica el responsable de la unidad de gasto. A estos efectos, en el caso de Proyectos y Contratos de Investigación, el órgano gestor será el Departamento al que pertenezca el investigador responsable de las actividades.
d. Órgano Proponente: Unidad de Gasto con cargo a cuyas dotaciones presupuestarias se realiza la entrega de los bienes o la prestación de servicios.

6. Las Administraciones autorizadas por la Gerencia de la Universidad de Cádiz conforme a lo dispuesto en el artículo 10.3 de las presentes Normas de Ejecución del Presupuesto, como Unidades Tramitadoras, registrarán contablemente las facturas y demás justificantes de gasto en la herramienta informática para la gestión económica UXXI-ECONÓMICO.

Las Unidades Tramitadoras verificarán que las facturas contienen los siguientes requisitos, rechazando las mismas para su subsanación en caso contrario:

1. Número de factura.
2. Fecha de expedición que deberá estar comprendida dentro del plazo aprobado para los proyectos o subvenciones recibidas.
3. Datos del Proveedor: Razón social, Número de Identificación Fiscal y domicilio fiscal.
4. Datos del Destinatario:
a. Universidad de Cádiz y Número de Identificación Fiscal de la Universidad.
b. Oficina Contable: Servicio de Asuntos Económicos.
c. Unidad Tramitadora: Administración asignada a la Unidad de Gasto.
d. Órgano Proponente: Unidad de Gasto (código y denominación) con cargo a cuyas dotaciones presupuestarias se realiza la entrega de bienes o la prestación de servicios.
e. Órgano Gestor: Unidad de la estructura organizativa de la Universidad de Cádiz en la que se encuentra la Unidad de Gasto (Centro, Departamento, Vicerrectorado, Dirección General, Servicio Centralizado, Área o Unidad Administrativa).
5. Descripción: Describirá claramente el bien o servicio adquirido, así como el número de expediente de contratación, en su caso.
6. IVA: Tipo impositivo aplicado y cuota tributaria resultante, desglosada de la base imponible de la operación. Se especificarán las bases que se encuentren exentas o que tengan distinto tipo impositivo.
7. Fecha de prestación del servicio. Si es distinta a la fecha de expedición.

7. Conforme a lo estipulado por el Artículo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las Administraciones a las que hace referencia el Artículo 10.3 de las presentes Normas de Ejecución del Presupuesto (Unidades Tramitadoras):
a.Efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligación, que serán dirigidos a los órganos competentes.
b.Elaborarán un informe trimestral con la relación de las facturas con respecto a los cuales hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. Este informe será remitido dentro de los quince días siguientes a cada trimestre natural del año al Área de Auditoría y Control Interno.

8. En los pliegos de cláusulas de contratación administrativas se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberá constar en la factura correspondiente. A efectos de presentación de la factura, incorporará al menos la información correspondiente a los registros administrativos habilitados por la Universidad para la presentación de facturas, oficina contable, órgano gestor, órgano proponente y unidad tramitadora.

En el caso de contratos menores de adquisición de suministros y prestación de servicios, los Responsables de las Unidades con cargo a cuyas partidas presupuestarias se atiende el gasto, comunicarán al proveedor los registros administrativos habilitados por la Universidad para la presentación de facturas, oficina contable, órgano gestor, órgano proponente y unidad tramitadora.

9. A requerimiento del proveedor, los registros administrativos habilitados por la Universidad de Cádiz entregarán una copia de la factura con la fecha de recepción de la misma. En caso de que la presentación de la factura se realice por el proveedor a través de alguno de los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado o de la Junta de Andalucía con los que la Universidad de Cádiz tenga suscrito convenio, éste proporcionará un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación.

10.Preferentemente, los responsables de las unidades de gasto formularán su conformidad a la tramitación de la factura o justificante de gasto con cargo a sus dotaciones presupuestarias mediante los procedimientos telemáticos habilitados por la Universidad de Cádiz.

Excepcionalmente, dicha conformidad podrá realizarse mediante la firma por parte del responsable de la unidad de gasto del modelo establecido a tal efecto por la Gerencia de la Universidad de Cádiz o mediante conformidad expresa sobre el cuerpo de la factura o justificante, indicando la expresión “Conforme”, así como a través de correo electrónico dirigido a la Administración que tengan asignada. En todos los casos, deberá quedar constancia de:
1.La fecha del día en que se firma.
2.Firma y pie de firma, con indicación de nombre y apellidos del responsable de la unidad de gasto.

11. En los contratos menores, el conforme de las facturas y justificantes acreditará explícitamente la recepción en condiciones satisfactorias, en cuanto a cantidad, calidad y precio de los bienes y servicios recibidos, así como a la comprobación de los cálculos en la factura.

12. Cuando proceda, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable en materia de contratos del sector público, se deberá elaborar y suscribir la correspondiente acta de recepción o certificación sustitutiva de ésta dentro del mes siguiente de haberse producido la entrega de los bienes o servicios, a la cual se podrá incorporar la factura correspondiente, conformada en el mismo acto.

13. Corresponderá al Rector el reconocimiento de obligaciones.

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el punto 6.4, se adjunta fichero con la tabla con los distintos órganos y unidades que han de indicarse a todos los proveedores para que lo hagan constar en las facturas que tramiten, denegándose el registro de aquellas facturas que no reflejen todos ellos.

En el caso de que se observe la falta de alguna unidad de la estructura organizativa de la UCA no incluida entre los Órganos Gestores, deberán comunicarlo al Servicio de Asuntos Económicos para proceder a su valoración y posible inclusión como tal.

Administración del Campus de Puerto Real

Fichero Ligado: DIRECTORIO3_UCA.xls

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